Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien yrityksen palveluja. Tarkempi kuvaus palveluista löytyy verkkosivuilta tai kysyttäessä.
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan:
- miten yritys käsittelee asiakkaiden henkilötietoja
- minkälaisia henkilötietoja yritys voi kerätä asiakkaista
- mihin tarkoituksiin yritys voi käyttää asiakkaiden henkilötietoja
- asiakkaan oikeuksia koskien kerättyjä henkilötietoja
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Relevium
3193558-9
Yhteystiedot: Proomukatu 8 A25 15140 LAHTI
www.relevium.fi
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Relevium / Juho Heikkilä
Proomukatu 8 A25 15140 LAHTI
0408472461
juho@relevium.fi
2. Rekisterin nimi
Releviumin asiakasrekisteri, potilastietorekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen. Rekisteri sisältää asiakkaan käynti-, hoito- ja tutkimustiedot. Potilas- ja asiakastietorekisterin tarkoitus on asiakassuhdetietojen, asiakaskäyntien ja asiakaspalautteiden kirjaaminen ja arkistointi. Asiakastietoja voidaan käyttää myös yrityksen suoramarkkinointiin ja yrityksen oman toiminnan seurantaan ja tilastointiin.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:
Asiakasrekisteriin kerätään yrityksen asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
Yrityksen edustajat käyttävät henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen seuraavia rekistereitä:
- Vello ajanvarausjärjestelmä
- Paperiset esitietolomakkeet
- Laskutusohjelma
- Sähköposti sekä muut asiakasyhteydenotot
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- asiakassuhteen hoitaminen
- palveluista tiedottaminen ja markkinointi
- palvelun kehittäminen
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- syntymäaika ja henkilötunnus
- osoite
- puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Asiakastiedot:
- tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
- asiakassuhteen alkamisaika
- esitietolomakkeessa kysytyt taustatiedot koskien rekisteröidyn terveydentilaa
- hoitojaksoa koskevat tiedot
- asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen juho@relevium.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Pyyntö käsitellään säädetyssä yhden kuukauden määräajassa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kertyy yrityksen omassa toiminnassa. Tiedot saadaan rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään hoito- tai palvelussuhteen alkaessa ja asiakassuhteen aikana. Tiedot, joita keräämme ovat aina asiakkaan itsensä meille luovuttamia. Emme kerää tietoja ulkopuoliselta taholta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Asiakasta koskevia tietoja luovutetaan vain asiakkaan omalla suostumuksella tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Lupa tähän pyydetään rekisteritietolomakkeella hoitojakson alkaessa. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaalle itselleen, hoitojakson/lähetteen antaneelle taholle ja maksajataholle. Muussa tapauksessa henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa tai lainsäädäntö vaatii (mm. potilasasiakirjat).
9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietojen käsittelijänä toimii toiminimiyrittäjä Juho Heikkilä (Relevium). Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kirjanpito, laskutus ja tekninen tuki on ulkoistettu.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä. Paperisessa muodossa olevat henkilöasiakirjat säilytetään lukituissa arkistokaapeissa.
Sähköinen aineisto
Vello. Asiakastiedot on tallennettu Vellon ajanvarausjärjestelmän tietokantaan. Tietoja voi selata ainoastaan ohjelman kautta. Järjestelmään pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tähän sähköiseen järjestelmään pääsy on aina salasanan takana. Tietoja käsittelee vain yrittäjä itse.
Laskutusohjelma, asiakasyhteydenotot Näihin sähköisiin järjestelmiin pääsy on aina salasanan takana. Tietoja käsittelee vain yrittäjä itse.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Relevium ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.